Reunión Final en la Auditoría Interna (Tengo que hacer una Auditoría Interna XI)

Reunión Final en la Auditoría Interna (Tengo que hacer una Auditoría Interna XI)

Buenos días:

Continuamos con la serie sobre la realización de Auditorías Internas, siendo el tema de esta semana la Reunión Final.

La finalidad fundamental de la reunión final es presentar las conclusiones de la auditoría sobre la base de los hallazgos de auditoría, de forma que permita una clara compresión por parte del auditado de los resultados de la auditoría.

Normalmente, y sobre todo cuando participa más de un auditor, antes de la reunión final, el equipo auditor se reúne para realizar una puesta en común de los resultados. Esta reunión debe ser guiada por el Auditor Jefe que es en última instancia quien debe determinar la redacción de las No Conformidades detectadas.

En esta reunión del equipo auditor se comenta, entre los miembros del equipo, los hallazgos y evidencias encontrados a lo largo de la auditoría, de forma que permite conocer la opinión de todos los auditores sobre el estado del sistema de gestión. Las conclusiones que se extraen de esta reunión formarán parte del contenido del informe de auditoría.

Una vez redactadas las No conformidades detectadas y aclarados otros puntos que se consideran adecuados incluir en el informe de auditoría, se puede realizar la reunión final.

A la reunión final deben asistir, además del equipo auditor, los responsables de los procesos, departamentos y / o delegaciones auditadas. Además es muy conveniente la asistencia de la dirección o su representante. La presencia de estos cargos de la organización garantiza la correcta transmisión de los resultados de la auditoría y la mejora del sistema a través de la toma de las acciones correctivas correspondientes.

El responsable de la exposición de los resultados en esta reunión final debe ser el auditor jefe, con la colaboración de cada uno de los auditores según las evidencias halladas. En algunas organizaciones los resultados de la auditoría deben definirse por áreas, requisitos de las normas o procesos productivos. En estos casos la exposición de los resultados debe seguir dichos requisitos.

Lo importante en esta reunión final es que quede claro cuales han sido los problemas detectados en el sistema de gestión (no conformidades, desviaciones, etc), y también es muy recomendable exponer otro tipo de información como por ejemplo:

• No conformidades potenciales: Son hallazgos que aunque actualmente no se pueden considerar como no conformidad, podría llegar a serlo en el futuro. Lo interesante de estos hallazgos es que permiten establecer acciones preventivas.
• Oportunidades / Acciones de Mejora: Son acciones que propone el equipo auditor con el objetivo de mejorar los procesos productivos o el sistema de gestión en general.
• Puntos Fuertes / punto débiles: Se deben resaltar los puntos del sistema y de la organización que mejor funcionan. Igualmente se deben enumerar aquellos que están presentando un mayor número de incidencias, para que en la planificación del siguiente periodo de auditorías se tenga en cuenta.

Con toda esta información expuesta en la reunión final se pretende convertir la auditoría interna en una acción de mejora del sistema que no sólo sea enumerar los problemas detectados, sino exponer una fotografía del sistema de gestión más completa.

La duración de la reunión final suele ser de entre media hora y una hora y media, dependiendo de los resultados de la auditoría y la organización auditada.

Pues la semana que viene terminaremos esta serie sobre auditoría internas explicando cómo debe ser el Informe de auditoría.

Viene de: Evaluación de evidencias y No Conformidades

Continúa en: Qué debería aparecer en el Informe de Auditoría Interna

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Esta es la serie completa de artículos Tengo que hacer una Auditoría Interna y no se por donde empezar:

NUEVO: Supuesto nº1 de Auditoría Interna

1º Tengo que hacer una Auditoría Interna, y no se por donde empezar (Plan para descargar)

2º ¿Cómo se eligen a los auditores?

3º Reunión inicial

4º Técnicas de Entrevista

5º La expresión no verbal en las auditorias

6º La Imagen en la Auditoría

7º Las preguntas en una auditoría

8º La Actitud del Auditor – Retroalimentación

9º ¿Cómo obtener evidencias objetivas?

10º Evaluación de evidencias y No Conformidades

11º Reunión Final en la Auditoría Interna

12º Qué debería aparecer en el Informe de Auditoría Interna

Otros artículos relacionados:

• Tratamiento de No Conformidades, ¿lo hago bien?

Estos artículos se basan en la norma UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión (norma en pdf descargable)