Tengo que hacer una Auditoría Interna, y no sé por dónde empezar (Plan para descargar)

Tengo que hacer una Auditoría Interna, y no sé por dónde empezar (Plan para descargar)

Buenos días:

En el artículo de hoy vamos a explicar cómo planificar las auditorías de forma que os sea lo más fácil y útil. Normalmente esta planificación se hace de dos formas:

1. Mediante un Programa de auditorías, que suele ser un documento anual, en el que se indican las fechas aproximadas en las que se van a realizar las auditorías.
2. Mediante un Plan de auditorías, que es el documento que emitimos días antes de realizar cada una de las auditorías, en el que se indica más detalladamente cómo se va a realizar dicha auditoría.

Para realizar esta planificación debemos tener en cuenta que hay procesos que pueden necesitar más días de auditoría, como son:

• Procesos críticos de producción y servicio.
• Procesos complejos o que implican a muchas funciones.
• Procesos que presentan muchas o más no conformidades.
• Procesos que no producen los resultados esperados
• Procesos implementados recientemente.

El Programa de auditorías se puede integrar en el Informe de Revisión por la Dirección, de forma que nos ahorramos un registro específico. Incluso hay empresas que en el apartado en el que tratan de las auditorías, ya incorporan la planificación anual de las auditorías. Esto tiene mucho sentido ya que en ese punto se ha analizado la evolución de los resultados del Sistema de Gestión y las auditorías.

Sobre el Plan de Auditorías, se puede hacer en una hoja de cálculo donde cada pestaña es el Plan de un Departamento o Proceso o Delegación, y así en un sólo archivo tenemos todos los Planes de auditoría de todos los Departamentos / Procesos / Delegaciones.

¿Y que debe tener este Plan de Auditoría? Pues el contenido aconsejable es el siguiente:

• Objeto de la auditoría, de forma que todas las partes implicadas conozcan el fin perseguido con la evaluación que va a realizarse.
• Alcance de la auditoría, de forma que todas las partes implicadas conozcan los límites dentro de los cuales se desarrollará la evaluación.
• Equipo auditor, identificando tanto al auditor jefe como a los demás miembros equipo auditor, expertos técnicos y observadores.
• Criterio de auditoría, identificando las normas u otros documentos, internos o externos de la organización utilizados como referencia para la realización de la auditoría.
• Otra información necesaria, identificando cualquier otra documentación que previamente deba de estar a disposición del equipo auditor (por ejemplo, listados de documentos, equipos, personal, dirección de las instalaciones, etc.).
• Representantes de auditado, identificando las personas / funciones que actuarán como representantes de la organización auditada en cada una de las áreas implicadas. Esta identificación incluirá el conjunto de áreas afectadas por el alcance de la auditoría y su ubicación geográfica.
• Calendario de auditoría y horarios, que cubra toda la auditoría, incluyendo las fechas y horarios para la ejecución de la auditoría y las reuniones con los representantes del auditado.
• Idioma de la auditoría, sobre todo si dentro de la organización o el emplazamiento de los centros de trabajo se habla más de un idioma. 
• Lista de distribución del informe de auditoría, incluyendo los plazos para la emisión del citado informe y las conclusiones de la misma.

Parecen muchas cosas para el Plan, pero en las hojas de cálculo es muy fácil copiar y pegar, y la mayoría de los datos son muy parecidos o iguales. Y también podemos crear una primera hoja de control, en la que nos aparezca la información más importante de cada Plan, como por ejemplo las fechas, los Departamentos / Procesos / Delegaciones y los auditores. Si organizáis bien esta primera hoja de control, os puede servir como Programa de Auditorías.

¿Seguís pensando que son muchas cosas?, pues podéis descargaros la hoja de cálculo aquí: Plan Auditorias. Más fácil no se puede poner.

Lo único que nos falta es seleccionar a los auditores, pero eso lo veremos la semana que viene, en la segunda parte de este artículo. Recibid un cordial saludo. Esperamos vuestros comentarios.

Continúa en: ¿Cómo se eligen a los auditores?

¿Quieres que te expliquen en persona este artículo y el resto de la serie?, pues apúntate al 5ª Edición del Ciclo de Capacitación de Auditores Internos en Sistemas de Gestión

Prueba nuestro nuevo servicio de Auditorías Internas Documentales en la Tienda on line

Auditorías Internas Documentales en la Tienda On Line

Esta es la serie completa de artículos Tengo que hacer una Auditoría Interna y no sé por dónde empezar:

NUEVO: Supuesto nº1 de Auditoría Interna

1º Tengo que hacer una Auditoría Interna, y no sé por dónde empezar (Plan para descargar)

2º ¿Cómo se eligen a los auditores?

3º Reunión inicial

4º Técnicas de Entrevista

5º La expresión no verbal en las auditorias

6º La Imagen en la Auditoría

7º Las preguntas en una auditoría

8º La Actitud del Auditor – Retroalimentación

9º ¿Cómo obtener evidencias objetivas?

10º Evaluación de evidencias y No Conformidades

11º Reunión Final en la Auditoría Interna

12º Qué debería aparecer en el Informe de Auditoría Interna

Otros artículos relacionados:

• Tratamiento de No Conformidades, ¿lo hago bien?

Estos artículos se basan en la norma UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión (norma en pdf descargable)