Reunión inicial (Tengo que hacer una Auditoría Interna III)

Reunión inicial (Tengo que hacer una Auditoría Interna III)

Buenos días:

Continuando con los artículos sobre el proceso de auditoría interna, hoy vamos a ver como enfocar el comienzo de la auditoría en sí: la reunión inicial. Comienza lo que se podría denominar la auditoría “in situ” conforme al plan de auditoría definido.

En el calendario de la auditoría se suele identificar como punto de partida una reunión formal y prefijada con el/los auditado/os. La reunión inicial tiene como objetivo identificar y evitar problemas que puedan producirse durante el trascurso de la auditoría.

Además, puede servir para:

• Presentar el equipo auditor
• Repaso con el auditado del objeto y alcance de la auditoría para asegurarse que no existen áreas dudosas o conflictivas que requieran solución antes del comienzo de la auditoría.
• Establecer y definir las líneas de comunicación entre el equipo auditor y el auditado a lo largo de la auditoría.
• Revisar el calendario, los horarios y los medios necesarios (instalaciones y recursos) para confirmar que no existe ningún problema logístico de última hora que pueda repercutir en el normal desarrollo de la auditoría.
• Confirmar  la fecha y hora para la reunión final de auditoría o de cualquier otra reunión intermedia que se haya programado.

Los participantes en esta reunión deben ser, además del equipo auditor, los responsables de los Departamentos / Procesos afectados.

El desarrollo de la reunión inicial suele ser dirigido y guiado por el auditor jefe. El resto de componentes del equipo no suelen participar en el normal desarrollo de la reunión.

El auditor jefe presentará al equipo auditor haciendo hincapié en la función que desarrollará cada uno en relación con el plan de auditoría. La presentación debe incluir al personal auditor en prácticas, los expertos técnicos que participen y cualquier personal observador que vaya a asistir a la auditoría.

La duración de esta reunión inicial no debería superar los 45 minutos. Incluso se puede reducir por debajo de los 30 minutos si el equipo auditor conoce al personal auditado, cuestión esta bastante probable.

La semana que viene hablaremos de cómo hacer las entrevistas, en las auditorías.

Recibid un cordial saludo y esperamos vuestros comentarios.

Viene de: ¿Cómo se eligen a los auditores?

Continúa en: Técnicas de Entrevista

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Esta es la serie completa de artículos Tengo que hacer una Auditoría Interna y no se por donde empezar:

NUEVO: Supuesto nº1 de Auditoría Interna

1º Tengo que hacer una Auditoría Interna, y no se por donde empezar (Plan para descargar)

2º ¿Cómo se eligen a los auditores?

3º Reunión inicial

4º Técnicas de Entrevista

5º La expresión no verbal en las auditorias

6º La Imagen en la Auditoría

7º Las preguntas en una auditoría

8º La Actitud del Auditor – Retroalimentación

9º ¿Cómo obtener evidencias objetivas?

10º Evaluación de evidencias y No Conformidades

11º Reunión Final en la Auditoría Interna

12º Qué debería aparecer en el Informe de Auditoría Interna

Otros artículos relacionados:

• Tratamiento de No Conformidades, ¿lo hago bien?

Estos artículos se basan en la norma UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión (norma en pdf descargable)