Mapa de Procesos - Flujograma del Proceso de Compras

Mapa de Procesos – Flujograma del Proceso de Compras

Buenos días:

Hoy vamos a ver un ejemplo del proceso de compras a partir de un flujograma.

El proceso comienza con la necesidad de adquirir un producto o servicio. Esta necesidad debe trasladarse a una solicitud de compra en la que se especifiquen los requisitos que debe tener ese producto o servicio.

En base a estos requisitos, se seleccionan los proveedores / subcontratistas más adecuados. A estos proveedores / subcontratistas seleccionados, se les envía una solicitud de presupuesto, para que remitan sus ofertas.

Se analizan las ofertas recibidas (se pueden hacer comparativos no sólo de precio, sino de características como el plazo de entrega, servicios incluidos, documentación técnica entregada, etc.) y se decide realizar la compra. Esta decisión se registra normalmente en el Pedido de compra.

Cuando el pedido es un material o equipo, se comprueban las características del mismo. El propio albarán puede servir para comprobar que lo pedido es lo recibido.

Cuando el pedido es un servicio, se comprueba que éste se ajusta al pedido realizado, que puede ir vinculado al presupuesto aceptado del subcontratista.

Si se detectara que algún material o equipo no se ha recibido o que el servicio no se ha ajustado a los solicitado, se debe primero comunicar al proveedor / subcontratista por si puede subsanarlo en un plazo que no perjudique nuestro proceso productivo. Se puede abrir una incidencia para que no se olvide este problema.

Si el proveedor / subcontratistas no puede subsanarlo en dicho plazo, se debe abrir una No conformidad y comunicar a todas aquellas personas que se puedan ver afectadas por este proveedor / subcontratista.

En la revisión anual del sistema de gestión, se deberían analizar todas estas incidencias y No conformidades con los proveedores / subcontratistas. Pero también se debería analizar la cantidad de trabajos realizados por cada uno y el grado de satisfacción obtenido, ya que no es lo mismo un proveedor que siempre lo ha hecho bien con dos pedidos, que otro que lo ha hecho igual de bien pero que se le han realizado 23 pedidos.

Es decir, en el proceso de compras no solo habría que analizar los proveedores / subcontratistas con problemas, sino también los que lo están haciendo bien y cuantas veces lo han hecho bien.

Pues hasta aquí el artículo de hoy. Esperamos que os haya gustado y vuestros comentarios.