Guía para la Revisión por la Dirección en Sistemas Integrados

Guía para la Revisión por la Dirección en Sistemas Integrados

Buenos días:

Esta guía que se propone está orientada a Sistemas de Gestión Integrados según las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, pero se puede aplicar con más normas incorporándole nuevos apartados.

Este sistema consta de dos fases, la primera de recogida y análisis de datos, realizado por el Responsable del Sistema Integrado de Gestión, y la segunda de toma de decisiones, realizada por la Dirección.

En la primera fase se recogen los datos del sistema durante el  ultimo año. Estos datos los recopila el Responsable del Sistema de Gestión y serían:

1.-         DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

1.1.-     Documentación de Referencia (enumerar la documentación actual en vigor o adjuntarla)

1.2.-     Cambios en la Documentación (relacionar los cambios realizados en la documentación durante el último año, indicando los motivos)

1.3.-     Revisión de la documentación (Política de Gestión, Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales e Identificación y Evaluación de Riesgos Laborales)

2.-        PROGRAMA DE GESTIÓN, OBJETIVOS, METAS E INDICADORES

2.1.-    Programa de Gestión (programas de objetivos del año anterior y sus resultados)

2.2.-    Objetivos y Metas (objetivos y metas planteados en el año anterior con sus resultados)

2.3.-    Indicadores del Sistema de Gestión (evolución del cumplimiento de los indicadores de gestión)

2.4.-    Planificación de las Actividades Preventivas (evolución a lo largo del año, criterios de establecimiento, etc)

3.-        COMUNICACIÓN Y RELACIONES CON LOS CLIENTES.

3.1.-    Departamento de Ventas / Comercial (ventas / facturación por procesos / productos / servicios, información sobre las ofertas más aceptadas por los clientes, nuevos mercados / productos, etc)

3.2.-    Reclamaciones y quejas de los clientes (Análisis de las reclamaciones y quejas  con las medidas tomadas)

3.3.-    Sugerencias y comentarios (Lo importante es detectar esas sugerencias y comentarios de los clientes porque en ellas suelen estar sus expectativas)

3.4.-    Extracto de comentarios realizados por clientes

4.-        COMUNICACIÓN Y RELACIONES CON LOS PROVEEDORES.

4.1.-    Evaluación de proveedores (número de pedidos por proveedor, incidencias, nuevos proveedores, etc.)

4.2.-    Extracto de comentarios realizados sobre los proveedores y subcontratistas

5.-        RELACIONES CON LOS TRABAJADORES

5.1.-    Acciones formativas (realizadas externa e internamente, adiestramientos, necesidades cubiertas y necesidades futuras, etc)

5.2.-    Comunicación (relación de las comunicaciones más destacadas realizadas entre el personal / departamentos)

5.3.-    Participación del personal de la empresa (a través de comités, buzones de sugerencias, etc)

5.4.-    Consulta (para la formación de los comités de seguridad, de calidad, etc)

6.-        COMUNICACIONES EXTERNAS (Cualquier comunicación con entidades públicas o privadas que sea relevante, sobre todo aquellas de carácter legal)

7.-        DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS.

7.1.-    Gestión de los procesos productivos (evolución de productos fabricados / servicios prestados, porcentajes de crecimiento, Controles de calidad, ambientales y de seguridad y salud en los procesos / productos / servicios, incluyendo diseño, etc)

7.2.-    Gestión de Residuos (cantidades de residuos producidos y gestionados, sobre todo los peligrosos, incidencias en la gestión, etc)

7.3.-    Gestión de Recursos Técnicos (Mantenimiento de equipos productivos, nuevas adquisiciones, bajas, etc)

7.4.-    Verificaciones de Equipos de Medida (seguimiento de los plazos para la calibraciones / verificaciones de los equipos de medida, resultados, equipos nuevos y retirados, etc)

7.5.-    Evolución de la Planificación de Medidas Preventivas (indicando resultado de la implantadas, costes, plazos, etc)

7.6.-    Equipos de Protección Colectiva e Individual (nuevos equipos, revisiones, etc)

7.7.-    Situaciones de Emergencia (reales y simuladas, si producen cambios en los planes de emergencia, nuevas sustancias a incorporar, etc)

7.8.-    Problemas Técnicos o de Producción (resumen de los problemas en los departamentos / procesos productivos de la empresa)

7.9.-    Otras Acciones realizadas en Producción

8.-        CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS SUSCRITOS POR LA ORGANIZACIÓN

8.1.-    Requisitos suscritos por la organización (resumen de los requisitos suscritos por la empresa, nuevos requisitos aplicables y anulados)

8.2.-    Cumplimiento de los requisitos (evolución del cumplimiento de los requisitos y estado actual o en la última revisión)

9.-        ACCIONES DE MEJORA

9.1.-    Acciones derivadas de anteriores revisiones (resultado de las acciones planteadas en la anterior revisión y sus conclusiones)

9.2.-    No Conformidades (análisis por número, departamento / proceso, evolución, costes asociados, eficacia, etc)

9.3.-    Acciones Correctoras (análisis por número, departamento / proceso, evolución, costes asociados, eficacia, etc)

9.4.-    Acciones Preventivas (análisis por número, departamento / proceso, evolución, costes asociados, eficacia, etc)

9.5.-    Reclamaciones de Clientes (análisis por número, departamento / proceso, evolución, costes asociados, eficacia, seguimiento del cliente, etc)

9.6.-    Investigación de Incidentes y Accidentes (análisis por número, departamento / proceso, evolución, costes asociados, medidas tomadas, etc)

9.7.-    Otras Acciones de Mejoras (exposición de otras acciones de mejora no tratadas en los apratados anteriores)

10.-       RESULTADO DE INSPECCIONES Y AUDITORÍAS

10.1.-      Inspecciones externas e internas (las externas realizadas por la autoridad o por clientes, las internas realizadas con motivo de los controles operaciones o específicos por proceso / producto / servicio)

10.2.-      Auditorias Internas (cumplimiento con la planificación, resultados, evolución, análisis por departamento / proceso / producto / servicio, etc)

10.3.-      Auditorias Externas (entidad que la ha realizado, resultados, evolución, análisis por departamento / proceso / producto / servicio, etc)

11.-       CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR A LOS PROCESOS PRODUCTIVOS.

12.-       CONCLUSIONES (Puntos fuertes y débiles del Sistema de Gestión y la empresa)

13.-       RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA.

13.1.-  Propuesta de Mejora a la Dirección (Propuesta de Objetivos, Metas, Indicadores y otras acciones de Mejora del Sistema)

Una vez analizados estos puntos por parte del Responsable del Sistema de Gestión y por la Dirección, la Dirección emite su Acta de Revisión del Sistema de Gestión que contendría la siguiente información:

1.-   Elementos de Entrada (resumen del informe de revisión realizado por el Responsable del Sistema)

2.-   Conclusiones del Informe de Revisión (conclusiones de la Dirección a cada punto del informe de revisión)

3.-   Propuestas de Mejora:

3.a.   Acciones para la Mejora del Sistema de Gestión

3.b.   Acciones para la Mejora de los Procesos Productivos

3.c.   Provisión de Recursos Técnicos y Humanos

3.d.   Programas de Gestión, Objetivos, Metas e Indicadores

En este último apartado y para cada acción se deben indicar los responsables, los recursos técnicos y humanos, los plazos, los valores y los criterios.

Con esta guía se consigue organizar todos los puntos que se exigen para la correcta revisión por la dirección sin que se olvide ninguno.

Esperamos vuestro comentarios. Si tenéis alguna duda, emplead los comentarios, que contestamos a todos.

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