Ejemplo de organización documental para Sistemas Integrados

Ejemplo de organización documental para Sistemas Integrados

Buenos días:

Hace aproximadamente un mes, una seguidora nos planteó como se podría organizar la documentación de su sistema de gestión, en revisión actualmente, para dejar integrados los requisitos de ISO 9001, ISO 14001, BRC y GlobalG.A.P. entre otros. Tenía dos premisas:

1. El sistema documental debería de partir de las estructura de la ISO 9001, pero dando margen para poder incluir requisitos tan específicos como los de BRC y GlobalG.A.P.
2. Que quedara bien definido el sistema de cosecha y manipulación del producto, en este caso frutas y verduras.

La verdad que hay muchas formas de hacerlo, pero dado que parecía un sistema maduro y que seguramente no faltaría documentación específica de producción, consideramos conveniente proponer un sistema que simplificara y aglutinara lo más posible la documentación.

Con estas premisas, les propusimos:

«1.   Listado de documentación.

Para el Listado de documentación, podéis hacer el listado según los puntos que marca la ISO 9001 e ISO 2200, es decir, el punto 7.5 sería el P-750. Si dentro de un punto necesitas un procedimiento específico o particular, pues para ese mismo 7.5 sería el P-751. Si además necesitas desarrollar determinados documentos para entregar a los productores de las fincas o a las líneas de envasado, puedes crear procedimientos técnicos específicos, por ejemplo los PTH del listado.

Como ejemplo de listado de documentación te dejo este:

Siguiendo este esquema:

 2.   Mapa de Procesos

Un Mapa de Procesos que os puede servir de partida y para fijar un poco los criterios de desarrollo del resto de la documentación podría ser este:

El diseño del producto no se si es de aplicación a vosotros, se refiere al punto de la norma ISO 9001 7.3. Diseño y desarrollo.

3.   Elaboración del Producto

Para esta parte, como verás en el listado de documentación que te he expuesto antes, puedes tener varios procedimientos o subprocesos (P710, P720, P721, P740, P750, P760 y P761).

En el primero, el P710, se suelen poner las condiciones generales de manipulación, y en procedimientos aparte pero vinculados, las condiciones específicas, como por ejemplo los PTH-01, PTH-02 y PTH-03. Este P710 lo puedes dividir a su vez en Manipulación en Recolección, Manipulación en Envasado y Manipulación en Postcosecha.

Después en el P750 se suelen hablar de los conceptos de identificación y trazabilidad, y de venta del producto.

En el P720 suelen ir los Planes de Limpieza, Planes DDD, etc. Por ejemplo:

Como flujograma de Producto

De este flujograma debéis después definir de cada fase los controles. Te aconsejo que lo hagas en forma de tabla como el extracto que te muestro a continuación para la primera actividad:

Tendrías que seguir con este esquema para cada cuadro (actividad) del flujograma.

Y por último debes establecer los requisitos de envasado de cada producto que vendéis.»

Pues este fue el planteamiento y lo hemos querido compartir por si os puede servir también como punto de partida.

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