Guía para agrupar en un sólo archivo los puntos 4.4.6. y 4.5.1. de OHSAS

Buenos días:

Después de un tiempo sin publicar, organizando contenidos y nuevas propuestas, empezamos el año con un artículo que esperamos os sea muy útil a todas aquellas empresas que ya tenéis un sistema de gestión que cumple los requisitos de OHSAS.

El sistema que os proponemos consiste en agrupar en un solo archivo parte del control operacional (punto 4.4.6.) y el control y seguimiento (punto 4.5.1.). ¿Y esto cómo se puede hacer?. Pues mediante una hoja de cálculo. El contenido de esta hoja de cálculo podría ser:

Columnas:

  • Referencia a la fecha del informe de evaluación o re-evaluación de riesgos laborales
  • Actividad / Proceso productivo
  • Área de trabajo
  • Medida Preventiva asociada
  • Nivel de riegos asociado
  • Responsable de la ejecución de la medida preventiva
  • Responsable de la vigilancia de la medida preventiva
  • Recursos Técnicos necesarios
  • Plazo de Ejecución de la medida preventiva
  • Plazo de vigilancia de la medida preventiva
  • Coste estimado (en €, $, etc)
  • Tiempo estimado de vigilancia mensual
  • Coste real de ejecución
  • Tiempo real de vigilancia mensual
  • Día de cada mes que se realiza la vigilancia
  • Y por último, Observaciones o aclaraciones.

OHSAS , OHSAS 18001, SST, PRL, Seguridad y Salud en el TrabajoFilas:

En cada fila se colocaría cada una de las medidas preventivas establecidas agrupadas por procesos y/o actividad.

Para que quede más claro, vamos a poner un ejemplo:

  • Referencia a la fecha del informe de evaluación o re-evaluación de riesgos laborales: 12/01/2014 Fecha de la revisión de la evaluación de riesgos laborales
  • Actividad / Proceso productivo: Mantenimiento de instalaciones
  • Área de trabajo: Zonas de acceso libre, de paso y abiertas en general
  • Medida Preventiva asociada: Cuando se realizan trabajos con material inflamable, se dispone de un extintor en las proximidades.
  • Nivel de riegos asociado: Moderado (según la revisión de la evaluación de riesgos laborales del 14/01/2014)
  • Responsable de la ejecución de la medida preventiva: Empresa / Operario de Mantenimiento
  • Responsable de la vigilancia de la medida preventiva: Responsable del Centro de Trabajo o del Área de Trabajo
  • Recursos Técnicos necesarios: Vallas, señales de peligro y extintor.
  • Plazo de Ejecución de la medida preventiva: Inmediato en cuanto comience este tipo de trabajos
  • Plazo de vigilancia de la medida preventiva: Al principio de comenzar los trabajos y al menos 2 veces al día.
  • Coste estimado anual (en €, $, etc): 120€
  • Tiempo estimado de vigilancia mensual: 8 horas de media mensual (depende del tipo de instalaciones y los trabajos de este tipo que se ejecuten)
  • Coste real de ejecución: Se anotaría el coste de las vallas, señales y extintores.
  • Tiempo real de vigilancia mensual: Se anotaría cada mes el tiempo real que se ha dedicado a esta medida preventiva para esa actividad y área de trabajo.
  • Día de cada mes que se realiza la vigilancia: Se anota el día del mes en el que se realiza la vigilancia. Si hay varías, se anota cada uno.
  • Y por último, Observaciones o aclaraciones:Por ejemplo, si un mes no se han realizado este tipo de trabajo, se puede indicar aquí. O los partes de trabajo, facturas, etc, asociados a esas tareas de mantenimiento.

Con este sistema nos queda una hoja de cálculo larga, pero que nos garantiza que no se escape nada.

Además de las filas con las medidas preventivas asociadas a cada actividad ordenadas por área de trabajo, también se pueden añadir más filas, como por ejemplo:

  • Control del uso de EPIs, tanto del personal interno como subcontratado: Por ejemplo para trabajos en altura, arnés de seguridad, líneas de vida, cuerdas, plataformas, ropa de trabajo reflectante, guantes, calzado y casco.
  • Uso de equipos de trabajo: Por ejemplo para la plataforma, las autorizaciones del personal para su uso, la formación de ese personal y si dispone de manual de instrucciones la plataforma.
  • Información y formación de los trabajadores: Anotando la fecha de la última información / formación recibida y su contenido.
  • Vigilancia de la salud: Anotando la fecha prevista y la real a la que se somete al reconocimiento médico.
  • Situaciones de Emergencias: Indicando cual es la versión en vigor en cada mes del plan de emergencias o plan de autoprotección, la realización del simulacro, la fecha e informe de las situaciones reales de emergencias, las fechas de las revisiones trimestrales internas de los equipos de extinción, la fecha de la revisión anual externa de los equipos de extinción y otro tipo de comprobaciones que hayan podido identificarse en la evaluación de riesgos o en el plan de emergencias como por ejemplo: Vías de evacuación, equipos de extinción y pulsadores se encuentran señalizados y colocados según planos de emergencias.
  • Control de la documentación de los trabajadores de los subcontratistas: Por ejemplo formación e información de trabajadores, entregas de EPIs, autorizaciones de uso de maquinaria y certificado de aptitud médica.
  • Acciones Correctoras: También se podrían incluir las diferentes acciones correctoras que se han ido identificando en las revisiones de la evaluaciones de riesgos, en los controles indicados anteriormente o en las actas de revisiones o visitas del Servicio de Prevención.

Auditoría, auditoria, OHSAS, ISO, ISO 9001, ISO 14001Se realizaría una hoja de cálculo por año, fruto de la revisión por la dirección del sistema de gestión y / o la revisión de la evaluación de riesgos laborales. Y a esta hoja se le incorporarían filas según se detecten nuevas medidas preventivas o de control a lo largo del año.

Con este sistema, se simplifica mucho el control y seguimiento, pero si se incluye todo el contenido enumerado anteriormente, nos puede permitir cumplir o ayudar a cumplir otros puntos de la norma como por ejemplo Recursos (4.4.1.), Competencia (4.4.2.),  Emergencias (4.4.7.) y N.C., A.C, A.P. (4.5.3.2.).

Esperamos que os haya gustado, y si queréis cualquier aclaración, no dudéis en usar los comentarios. Recibid un cordial saludo.

7 comments

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  • Exclente ayuda ya lo estoy implmentando, espero buenos resultados

    Saludos

    Luis

  • Buenos días: Os dejo un comentario que me ha llegado por correo y que hemos considerado de interés que se comparta. Nos dice este comentario:
    “La idea del artículo me parece positiva, de aplicación fácil y completa.
    Tengo, no obstante algunos comentarios.
    Me parece que para desarrollar correctamente el sistema propuesto, se necesitarían muchas filas, lo que ocasionaría un engorro por el que se perdería su simplicidad.
    Me refiero a los conceptos de Actividad/Proceso Productivo, Area de Trabajo y Medida Preventiva.
    En Actividad/Proceso de Trabajo, habría que incluir todas y cada una de las actividades
    y/o procesos, con la idea adicional de que podría ocurrir que un proceso productivo
    comprendiera diversas actividades o, que hasta una actividad fuera común a varios
    procesos.
    Por otro lado, cada una de esas actividades se debería referenciar a cada una de las áreas
    de trabajo.
    Y, finalmente, las medidas preventivas habrían de referenciarse a cada uno de los
    puntos anteriores. Además, las medidas preventivas, como sabes, son de dos tipos
    fundamentales, uno específico, puntual y concreto, y otra general.
    Como se deduce de lo anterior, el cuadro se extendería de forma que sería onerosa y
    complicada su gestión.
    Las medidas de prevención generales podrían ser por ejemplo, Formación, Equipos de
    Trabajo,
    En formación. Si se ha de especificar la gestión, de cada punto, se extendería.
    En equipos de trabajo, también se producen distintas y complementarias medidas
    preventivas, cualificación, permisos de uso, mantenimiento, etc.
    Por ello, para estos temas que pueden dar lugar a una extensión que complique el
    sistema, podría ser más interesante referenciar para trasladar a otro registro del control
    de la actividad ya desarrollado e implantado”
    Gracias Francisco por tu comentario.

    • La respuesta a este comentario fue:
      “Muchas gracias por tu comentario Francisco. Sobre lo que nos indicas, te comento lo siguiente:
      Si que quedan muchas filas, pero es mejor así porque lo tienes todo en un solo archivo y en un solo documento. El problema que veo en las empresas es que tienen uno para cada obra, contrato, etc, y eso si que es engorroso. Con este sistema puedes poner en cada columna una obra o servicio, anotando cuando haces las revisiones o si le toca hacerlas (aplica / no aplica). De hecho en las empresas hacen algo parecido, tiene una plantilla con todas las medidas preventivas y según sea la obra o servicio, evalúa el nivel de riesgos y decide si aplica o no la medida preventiva.
      El problema es que lo tienen para cada obra / servicio, y para cada tipo de control.
      Si la organización tiene un número bajo de Obras / servicios, o los técnicos de control tiene pocas obras / servicios, puede que les resulte más fácil este sistema, ya que implica más trabajo al principio, pero menos trabajo administrativo y burocrático en el seguimiento y control, además de una cantidad de datos finales organizados en un sólo documento que facilitan la posterior revisión por la dirección.
      Recibe un cordial saludo”

  • Muchas gracias por compartir éste post, es muy interesante y espero poder ponerlo en práctica.un saludo. Mònica

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