Cómo relacionar mi sistema de indicadores con la herramienta Cuadro de Mando Integral

Buenos días:

Hace unos días, estuvimos trabajando sobre un sistema de gestión de la calidad basado en el Cuadro de Mandos Integral (CMI). No era la aplicación más ortodoxa de la herramienta CMI, tenía algunas lagunas de fácil solución, pero era interesante la orientación que se le había dado a esta herramienta.

Sistemas Integrados de Gestión, CMI, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SGSADe ahí el artículo de hoy, en el que intentaremos explicar cómo se puede asociar un Sistema de Indicadores de un Sistema Integrado de Gestión a un CMI.

Primero hay que explicar un poco que es un CMI: es un Sistema de Gestión que nos lleva a ver nuestra organización desde 4 puntos de vista:

 

  1. Financiera: ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?
  2. Del cliente: ¿Cómo nos ven los clientes?
  3. Interna del Negocio: ¿En qué debemos sobresalir?
  4. Desarrollo y Aprendizaje: ¿Podemos continuar mejorando y creando valor?

A cada una de estas preguntas, se asocia unas metas e indicadores que nos permitan valorar su estado y evolución.

Pues ahora, vamos a ver cómo se relaciona un sistema de indicadores a un CMI con un ejemplo. Partimos de un cuadro de indicadores sencillo de una organización dedicada a la formación. El cuadro de indicadores que tiene es el siguiente:

Proceso Descripción:
PE-01 1 Días de retraso para realizar las Auditorías internas
2 Acciones de mejora propuestas al año
3 Rentabilidad por alumno matriculado
PP-01 1 Valoración media en las encuestas en Formación A
2 Valoración media en las encuestas en Formación B
3 Porcentaje de aprobados de Formación A que asisten a clase
4 Porcentaje de asignaturas aprobadas en Formación B que asisten a clase
5 Porcentaje de documentación diseñada para Formación rechazada por la Administración
6 Consumo de papel por alumno matriculado
7 Consumo de electricidad por alumno matriculado
PS-01 1 Simulacros realizados
2 Número de actualizaciones de los Requisitos de la empresa anuales
PS-02 1 Acciones formativas al profesorado por persona

 

Ahora vamos a asociar cada indicador según la perspectiva del CMI. Nos quedaría algo como esto:

Proceso Descripción: Perspectiva
PE-01 1 Días de retraso para realizar las Auditorías internas

D y A

2 Acciones de mejora propuestas al año

D y A

3 Rentabilidad por alumno matriculado

Financiera

PP-01 1 Valoración media en las encuestas en Formación A

Cliente

2 Valoración media en las encuestas en Formación B

Cliente

3 Porcentaje de aprobados de Formación A que asisten a clase

Interna

4 Porcentaje de asignaturas aprobadas en Formación B que asisten a clase

Interna

5 Porcentaje de documentación diseñada para Formación rechazada por la Administración

D y A

6 Consumo de papel por alumno matriculado

D y A

7 Consumo de electricidad por alumno matriculado

D y A

PS-01 1 Número de actualizaciones de los Requisitos de la empresa anuales

D y A

PS-02 1 Acciones formativas al profesorado por persona

D y A

 

Como podéis observar, los resultados reflejan que hay muchos indicadores asociados al desarrollo y aprendizaje y sólo uno a la parte financiera. No es que deba haber el mismo número de indicadores para cada perspectiva del CMI, pero este resultado es habitual cuando se analizan los indicadores de un Sistema de Gestión bajo normas ISO o similares.

Si bien es verdad que los sistemas de gestión bajo normas ISO y similares no incluyen requisitos desde el punto de vista financiero / contable, no es menos cierto que muchas veces en el planteamiento de los indicadores de gestión se nos olvida que si la organización no tiene unos mínimos de facturación, rentabilidad, liquidez, etc., la organización está destinada al cierre. Y esto, por desgracia, llevamos unos años viéndolo: empresas que funcionan muy bien, con sistemas de gestión bien desarrollados y con una clientela bastante fiel, pero cuyos resultados financieros se deterioran de tal forma que llevan a su cierre.

Por eso este análisis, para que no se olvide incluir indicadores financieros en el cuadro de indicadores de gestión.

Esperamos vuestros comentarios. Recibid un cordial saludo.

 

6 comments

  • Pingback: Cómo relacionar mi sistema de indicadore...

  • Ostras, qué bueno el artículo y el caso que comentas. La verdad es que estaba buscando información del tema y es el primer artículo que leo que aplica sobre un caso práctico. La verdad es que no soy la más experta pero ponerle un ejemplo a toda la teoría me ha venido fenomenal para acabar de asentar algunos conceptos.

    Muchas gracias por compartir la información y tu experiencia.
    Que acabes de pasar un buen día,
    Zaira.

  • La norma se basa en la eficacia para satisfacer los requerimientos y se deduce y presume que esto deberia aumentar la eficiencia lo que traeria beneficios contables y financieros por lo tanto la norma deberia evitar que las empresas fracasen financieramente si hay empresas que funcipnan bien como dices y cierran es porque nunca entemdieron la iso9001 y por ende nunca estuvieron bien

    • Buenas tardes Víctor y gracias por tu comentario. En la situación actual de crisis en Europa, y en España en particular, un adecuado sistema de gestión normalizado, bien implantado y bien monitorizado, no garantiza la continuidad de la empresa u organización. Por desgracia asistimos a empresas muy bien gestionadas, incluso financieramente hablando, que han cerrado por un problema tan simple como el impago de un contrato importante. Se pueden hacer previsiones, análisis por clientes ABC, valoraciones del riesgo de las operaciones, etc, pero cuando el problema financiero o de liquidez afecta a la línea de flotación del negocio, es muy difícil salir adelante. Por muy buen sistema de gestión que uno tenga.
      De hecho, esa es la base de la norma ISO 22301. Nos hemos dado cuenta que un buen sistema de gestión nos hace más fuertes, pero no infalibles. Y esta nueva norma por lo menos nos da unas pautas para mejorar el análisis ante las dificultades, que seguro que mejoran la situación de las organizaciones, pero no las hace inmunes al cierre.
      Os dejamos el enlace a la Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_la_continuidad
      Recibe un cordial saludo.

  • Esta bastante bien el articulo no obstante hay que entender que el BSC lo que establece es una relacion causa efecto entre perspectivas mas alla de simplemente tener algunos indicadores por perspectiva. Para ello la mejor recomendacion es utilizar un mapa estrategico. De igual forma los indicadores en las funciones, niveles y procesos pertinentes deben estar totalmente alineados.

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