¿Cómo obtener evidencias objetivas? (Tengo que hacer una Auditoría Interna IX)

¿Cómo obtener evidencias objetivas? (Tengo que hacer una Auditoría Interna IX)

Buenos días:

En los artículos anteriores, se han tratado las diferentes partes relacionadas con las entrevistas en las auditorías, enfocándolo desde distintos puntos de vistas como la expresión verbal, la no verbal, la imagen, las preguntas y la retroalimentación.

Pero lo esencial de las técnicas de entrevista es la búsqueda de las evidencias que nos permitan sin ninguna duda establecer si se están ejecutando los procesos según el sistema de gestión y las normas correspondientes. La propia ISO 19011 nos indica que la evidencia son los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables, es decir, que se pueden comparar con los criterios de auditoría y que se pueden demostrar. Estas evidencia pueden ser cualitativas o cuantitativas.

Auditoría, auditoria, OHSAS, ISO, ISO 9001, ISO 14001

Estas evidencias deben ser objetivas, no depender del punto de vista del auditor. O son objetivas o son opiniones. Y las opiniones son subjetivas, con lo cual no nos valen para las auditorías. Sólo son admisibles las evidencias que no están sometidas a interpretación.

La norma también nos habla de los hallazgos, que son los resultados de las evidencias de las auditorías frente a los criterios de auditoría.  Los hallazgos son los que nos indican si hay o no conformidad. Además nos pueden llevar a identificar oportunidades de mejora.

Resumiendo, primero se deben buscar las evidencias y después evaluarlas con respecto a los criterios de auditoría, para comprobar su conformidad o no (hallazgos).

La búsqueda de evidencias se realiza:

  1. A través de los documentos del Sistema: Revisando la documentación del sistema se puede establecer como se ha definido el sistema de gestión y de que forma afronta los requisitos documentales de las normas de aplicación. Dada la variedad de estilos y formas documentales, el auditor debe esforzarse en entender el sistema documental y no querer imponer sus gustos personales a la documentación realizada por el auditado. Si el auditor cree que algún documento no cumple con los criterios de  la auditoría, debe primero consultar al auditado para que explique como ha entendido dichos criterios. Y si después de esta consulta queda claro que el documento no cumple con algún requisito, explicar al auditado y redactar de forma clara cual es el requisito exacto del criterio de auditoría que no se cumple.Imagen auditoria, imagen auditoría, ISO; ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
  2. A través de los registros: Los registros son las pruebas documentales de una acción realizada, y como tal nos indican el cumplimiento o no de los requisitos establecidos en el sistema. Mediante el examen de los registros también podemos comprobar la eficacia del sistema de gestión y la trazabilidad de los procesos.
  3. Observación directa: De poco sirve un auditor que no se levanta de la silla para comprobar in situ los procesos productivos. Sobre el papel todo puede parecer perfecto, pero lo importante es saber si lo que indican los papeles (documentos y registros) es de verdad lo que se está realizando. Este punto es el que más oportunidades de mejora suele aportar a las auditorías, y sobre todo cuando el auditor tiene experiencia en el proceso que está evaluando. No que olvidar que las auditorías son una herramienta de mejora y lo que se persigue es precisamente la mejora del sistema.

Esperamos que os haya gustado. Recibid un cordial saludo.

Viene de: La Actitud del Auditor – Retroalimentación

Continúa en: Evaluación de evidencias y No Conformidades

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Esta es la serie completa de artículos Tengo que hacer una Auditoría Interna y no se por donde empezar:

NUEVOSupuesto nº1 de Auditoría Interna

1º Tengo que hacer una Auditoría Interna, y no se por donde empezar (Plan para descargar)

2º ¿Cómo se eligen a los auditores?

3º Reunión inicial

4º Técnicas de Entrevista

5º La expresión no verbal en las auditorias

6º La Imagen en la Auditoría

7º Las preguntas en una auditoría

8º La Actitud del Auditor – Retroalimentación

9º ¿Cómo obtener evidencias objetivas?

10º Evaluación de evidencias y No Conformidades

11º Reunión Final en la Auditoría Interna

12º Qué debería aparecer en el Informe de Auditoría Interna

Otros artículos relacionados:

Estos artículos se basan en la norma UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión (norma en pdf descargable)

Enlaces externos: Auditorías

Comments

  • Situación nº1 de Auditoría Interna | El Blog de ISO Calidad 2000 | Oct 28,2014

    […] 9º ¿Cómo obtener evidencias objetivas? […]

    • ingrid perez | Mar 1,2018

      Voy a realizar una auditoria y quiero obtener unas buenas evidencia objetivas, me gustaria que me dieran una guia

      • ISO Calidad 2000 | Mar 15,2018

        Buenas tardes Ingrid y gracias por tu comentario. Sobre un guía para obtener evidencias, puedes acudir al artículo “¿Cómo obtener evidencias objetivas? (Tengo que hacer una Auditoría Interna IX)”. También puedes acudir a la norma ISO 19011 que es una guía para realizar auditorías. Recibe un cordial saludo.

  • Supuesto nº2 de Auditoría Interna: Política | El Blog de ISO Calidad 2000 | Ene 7,2015

    […] 9º ¿Cómo obtener evidencias objetivas? […]

  • Pablo Sánchez Alburqueque | Nov 21,2017

    Es una excelente información, muy detallada que va de lo básico a lo complejo en el tema de auditorías

  • Jose Diaz | Dic 1,2017

    buenos dias
    Mi nombre es Jose Diaz
    estoy haciendo una auditoria a un consorcio, ya encontre las evidencias todo lo que el jefe quiere saber
    Mi pregunta es : las evidencias las coloco al principio del informe o al final del informe
    estoy preocupado por que no se como se empieza con el encabezado
    Agradezco su ayuda.

    • ISO Calidad 2000 | Dic 1,2017

      Buenas tardes Jose y gracias por tu comentario. Lo primero que debe aparecer en un informe de auditoría son los datos generales: Nombre de la organización, fecha de realización de la auditoría, equipo auditor, alcance de la auditoría, normas y documentación de referencia, y personas entrevistadas durante la auditoría. Luego debes exponer las evidencias organizadas según los puntos de la norma. Y por último, el listado de todas las no conformidades, desviaciones, observaciones y oportunidades de mejora, como si fuera un resumen de la auditoría. Te hemos enviado un ejemplo por email.
      Recibe un cordial saludo.

  • Jenny Betancourt | Ene 10,2018

    Buenas Tardes, Mi nombre es Jenny Betancourt en la organización que trabajo nos levantaron una observación asociada que el instrumento de medición lo usamos cerca del valor extremo de la escala superior, no asegurando la confiabilidad de la medición, me gustaría que me orientará que link debo revisar para validar esta información

    • ISO Calidad 2000 | Ene 12,2018

      Buenas Jenny y gracias por tu comentario. Sobre emplear un dispositivo de medición cerca del valor extremo de la escala es verdad que te puede llevar a valores de incertidumbre mayores. Lo correcto sería que se empleara un equipo de medida que tuviera mayor rango de medida, un 20% por ejemplo, de forma que no quedara en tan cerca del valor extremo. Otra solución sería adquirir un equipo con mayor precisión o menor incertidumbre. Sobre links que te pueden explicar estos conceptos de incertidumbre, precisión, etc te aconsejo este: http://www.gesdocal.es/13.html Es de un curso sobre metrología. En el punto 7 – CRITERIO DE TOLERANCIA E INCERTIDUMBRE hay una buena explicación.
      Esperamos que te sea útil. Recibe un cordial saludo.

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