Ejemplo de organización documental para Sistemas Integrados

Buenos días:

Hace aproximadamente un mes, una seguidora nos planteó como se podría organizar la documentación de su sistema de gestión, en revisión actualmente, para dejar integrados los requisitos de ISO 9001, ISO 14001, BRC y GlobalG.A.P. entre otros. Tenía dos premisas:

  1. El sistema documental debería de partir de las estructura de la ISO 9001, pero dando margen para poder incluir requisitos tan específicos como los de BRC y GlobalG.A.P.
  2. Que quedara bien definido el sistema de cosecha y manipulación del producto, en este caso frutas y verduras.

La verdad que hay muchas formas de hacerlo, pero dado que parecía un sistema maduro y que seguramente no faltaría documentación específica de producción, consideramos conveniente proponer un sistema que simplificara y aglutinara lo más posible la documentación.

Con estas premisas, les propusimos:

“1.   Listado de documentación.

Para el Listado de documentación, podéis hacer el listado según los puntos que marca la ISO 9001 e ISO 2200, es decir, el punto 7.5 sería el P-750. Si dentro de un punto necesitas un procedimiento específico o particular, pues para ese mismo 7.5 sería el P-751. Si además necesitas desarrollar determinados documentos para entregar a los productores de las fincas o a las líneas de envasado, puedes crear procedimientos técnicos específicos, por ejemplo los PTH del listado.

Como ejemplo de listado de documentación te dejo este:

MG

MANUAL DE GESTIÓN

P420

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

P600

PROCESO DE RECURSOS

P710

PROCESO DE MANIPULACIÓN

P720

PROCESO DEL PROGRAMA DE PRERREQUISITOS

P721

PROCESO DE CLIENTES

P740

PROCESO DE COMPRAS

P750

PROCESO DE PROCESO DE PRODUCCIÓN Y VENTA DEL PRODUCTO

P760

PROCESO DE APPCC

P761

PLAN DE CONTROL MICROBIOLÓGICO

P800

PROCESO DE MEJORA

PTH-01

Procedimiento de higiene en la recolección.

PTH-02

Procedimiento de Higiene del personal y los operarios.

PTH-03

Procedimiento de Higiene en la manipulación.

PTH-05

Procedimiento Acciones correctivas en caso de superar los LMR´s.

PTH-06

VIDRIOS ROTOS

PTH-07

Verificación de equipos de medida

Siguiendo este esquema:

Mapa documental

 2.   Mapa de Procesos

Un Mapa de Procesos que os puede servir de partida y para fijar un poco los criterios de desarrollo del resto de la documentación podría ser este:

Mapa de Procesos Alimentación

El diseño del producto no se si es de aplicación a vosotros, se refiere al punto de la norma ISO 9001 7.3. Diseño y desarrollo.

3.   Elaboración del Producto

Para esta parte, como verás en el listado de documentación que te he expuesto antes, puedes tener varios procedimientos o subprocesos (P710, P720, P721, P740, P750, P760 y P761).

En el primero, el P710, se suelen poner las condiciones generales de manipulación, y en procedimientos aparte pero vinculados, las condiciones específicas, como por ejemplo los PTH-01, PTH-02 y PTH-03. Este P710 lo puedes dividir a su vez en Manipulación en Recolección, Manipulación en Envasado y Manipulación en Postcosecha.

Después en el P750 se suelen hablar de los conceptos de identificación y trazabilidad, y de venta del producto.

En el P720 suelen ir los Planes de Limpieza, Planes DDD, etc. Por ejemplo:

P-720-1 Plan de control de agua potable
P-720-2 Plan de Limpieza y desinfección
P-720-3 Plan de control de plagas DDD
P-720-4 Plan de mantenimiento de instalaciones y equipos
P-720-5 Trazabilidad o loteado de productos
P-720-6 Plan de Buenas prácticas
P-720-7 Plan de formación de manipuladores y buenas practicas de manipulación
P-720-8 Plan de eliminación de residuos
P-720-9 Plan de Suministro y Certificación a Proveedores
P-720-10 Plan de Mantenimiento de la cadena de frío

Como flujograma de Producto

Proceso Aguacate (2)

De este flujograma debéis después definir de cada fase los controles. Te aconsejo que lo hagas en forma de tabla como el extracto que te muestro a continuación para la primera actividad:

Familia de productos Aguacate

GRUPO

1

P-760-1

Secuencia de actividades

Temporización

Responsables

Elementos de control

Registros

1 Recepción de materias primas Cada partida recibida Administración Una vez colocado el vehículo en el muelle correspondiente se procede a la descarga, que se realiza de forma manual mediante carretillas.Las cajas se van colocando en una de las básculas en función del tamaño de la carga.La recepción se realiza por pesada a la entrada, siendo válido el valor medido por la balanza.Una vez pesada toda la carga, el responsable anotará el valor de la pesada (descontando 2 Kg. por caja) en el correspondiente albarán debidamente cumplimentado con los datos del proveedor y de la fruta. De este albarán, una copia es para el proveedor, otra para  el Departamento de Administración y la tercera se queda en el lote de cajas para su identificación.

El lote de cajas se coloca en la zona  entre la báscula y la línea de fruta correspondiente para su calibración.

Cuando se realicen compras en las que figuren condiciones particulares, se realizará la recepción teniendo en cuenta los requisitos de aplicación que se hayan establecido.

 

RP-760.1 Albarán de Entrada

Tendrías que seguir con este esquema para cada cuadro (actividad) del flujograma.

Y por último debes establecer los requisitos de envasado de cada producto que vendéis.”

Ficha producto envasado aguacate

Pues este fue el planteamiento y lo hemos querido compartir por si os puede servir también como punto de partida.

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