Propuesta de directrices para una formación eficaz

Buenos días:

Como continuación al artículo de la semana pasada sobre Gestión de Recursos Humanos, traemos hoy una propuesta para determinar la formación necesaria para que el personal que la recibe incremente su competencia profesional.

Cuantos departamentos de Recursos Humanos se hacen estás preguntas: ¿se está formando el personal adecuadamente?, ¿recibe la formación quien de verdad más lo necesita?, este año he tenido más de 200 participantes en acciones formativas, pero ¿se está incrementando la competencia de esos participantes?, ¿han aprendido a hacer mejor su trabajo?, ¿cómo lo puedo saber?, ¿y medir, lo podré cuantificar?.

Bien, pues la propuesta de hoy trata de contestar a estas preguntan proponiendo un sistema que empieza en la propia estructura organizativa de los recursos humanos y termina en la valoración de la eficacia de las acciones formativa. Es una guía basada en los requisitos de las normas de sistemas de gestión, que propone un sistema de aplicación voluntaria.

Lo primero, este sistema se basa en una norma UNE 66915 “Gestión de la Calidad. Directrices para la formación”. Esta norma nos indica que el propósito final de las acciones formativas es incrementar el nivel de competencia del personal formado. Cuestión esta que a veces se olvida por mirar más el número de cursos impartidos que lo aprendido realmente.

La propuesta se divide en ocho pasos:

  1. Requisitos de los puesto de trabajo: Se establecen los requisitos de cada puesto de trabajo. Se elaboran y revisan anualmente las fichas de puesto de trabajo donde se definen las funciones y responsabilidades, titulación, así como la experiencia profesional y formación requerida para cada puesto de trabajo, y la Dirección procede a su aprobación. La explicación de los requisitos la podéis encontrar en el anterior artículo Organización de Recursos Humanos.
  2. Detección de las necesidades de formación: Cuando alguna de las personas que se incorpore a la empresa no cumpla algún requisito establecido en el perfil de puesto de trabajo o cambie (por ascenso o reubicación del puesto), se considerará que necesita una acción formativa para que adquiera los conocimientos que le faltan. Estas necesidades de formación se plasman en un Plan de Formación.
  3. Planificación: Se planifican las acciones formativas necesarias y se registran en el Plan de Formación. Este Plan de formación incluirá el puesto de trabajo, las personas afectadas que tienen ese puesto de trabajo y que tienen esa necesidad formativa, el plazo previsto y la fecha real en la que se impartió cada acción formativa. También se puede deja un par de columnas para indicar, al finalizar el curso, la valoración del curso y la valoración de la eficacia de la acción formativa para cada uno de las personas que la ha recibido.
  4. Comunicación de formación: Comunica la formación al personal interesado, mediante comunicación interna o personalmente. Esto depende de la infraestructura de la empresa o de la la propia gestión interna del departamento de Recursos Humanos. Lo importante es garantizar que se comunica al interesado y explicarle lo importante que es realizar esa acción formativa que le va a permitir hacer mejor su trabajo.
  5. Formación: La formación  puede ser impartida por una empresa externa subcontratada o llevada a cabo por el personal de la propia empresa, lo que se conoce como adiestramiento, y que no se sabe porqué esta tan mal visto cuando suele ser lo más eficaz.
  6. Registro de la Formación: Se registra la formación recibida por cada empleado en la Ficha de Personal y / o en el Plan de Formación. Si es una empresa externa, se solicitará un certificado o documento justificativo de haber realizado dicha formación. Para la formación realizada por personal de la propia empresa, se registrará mediante un informe del formador que explicará el contenido y la evaluación.
  7. Evaluación del curso impartido al personal: Evalúa al profesorado, a los alumnos y el curso impartido mediante cuestionarios. Es importante que el profesor evalúe a cada uno de los alumnos, al igual que los alumnos evalúen al profesor y otros aspectos como la documentación, las instalaciones, etc. Esto es válido tanto para formación subcontratada como para interna (adiestramiento).
  8. Evaluación de la Eficacia de las Acciones formativas: Dicha evaluación se realiza considerando el aprovechamiento del curso por parte del personal. Se valora la participación en el curso y los conocimientos teóricos adquiridos así como el incremento de la competencia en el desempeño de su función dentro de la empresa. Para este punto solemos usar una matriz de las siguientes características:
NECESIDADES FORMATIVAS Grado de Participación Conocimientos teóricos adquiridos Competencia
El trabajador necesita incrementar sus conocimientos para optar a una mayor responsabilidad. Interés y atención durante el curso. Formulación de preguntas. Respuesta a preguntas formuladas durante el curso Adquisición de nuevos conocimientos técnicos y de la maquinaria orientados al nuevo puesto que pretende desempeñar Grado de aplicación al  nuevo puesto de los conocimientos adquiridos durante la formación
El trabajador no cumple un requisito opcional del puesto de trabajo que desempeña Interés y atención durante el curso. Formulación de preguntas. Respuesta a preguntas formuladas durante el curso Adquisición de todos los conocimientos necesarios para cumplir con el/ los requisitos opcionales Aplicación  y dominio de todos los conocimientos adquiridos y todos los conocimientos necesarios para el desempeño correcto de su función.
El trabajador que se incorpora necesita un período de adiestramiento para desempeñar su puesto Grado de interés y atención durante el período de adiestramiento Adquisición de todos los conocimientos técnicos de la maquinaria y los materiales necesarios para desempeñar su función. Aplicación de los conocimientos adquiridos a sus funciones.

Dependiendo de cual sea la circunstancia que determina la necesidad de formación, entramos a valorar desde la segunda, tercera o cuarta fila. Cada columna tiene asignado un valor de 1 a 3 según sea alta, media o baja, con lo que el valor mínimo es tres y el máximo 9. Se recomienda considerar una acción no eficaz las que obtienen un valor por debajo de 6, acción eficaz la que obtiene entre un 8 y un 9, y acción a revisar la que ha obtenido entre un 6 y un 7. Hay que tener en cuanta que se evalúa cada alumno o asistente y después se calcula la media.

El grado de participación y los conocimientos teóricos adquiridos se obtienen a partir de la valoración realizada por la persona que imparte la acción formativa o por la persona responsable del trabajador en el período de adiestramiento. Información obtenida en los cuestionarios elaborados al final de cada curso.

La competencia profesional se valora a partir de la observación, por parte de un responsable, de las labores desempeñadas por el trabajador.

Os dejamos un ejemplo del flujograma del procesos para aclarar como quedaría:

Espero que os sea útil y si necesitáis cualquier aclaración, podéis usar los comentarios. Recibid un cordial saludo.

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