Organización de Recursos Humanos

Buenos días:

El tema de hoy es la organización de los recursos humanos en los sistemas de gestión normalizados. Como en los artículos anteriores, es una propuesta de organización basada en los requisitos de las normas, pero ni son los requisitos ni es obligatorio su uso en vuestra empresa.

La organización de los recursos humanos en los sistemas de gestión normalizados se basa en tres pilares:

  1. Un documento donde se establezcan el esquema organizativo de los puestos de trabajo y su relación, que solemos llamar Organigrama.
  2. La descripción de los puestos de trabajo, que suele venir derivada del punto anterior.
  3. La descripción de los trabajadores que ocupan cada puesto de trabajo, ya sea a través de sus currículos o cualquier otro documento que relacione la experiencia y formación básicamente.

Creo que hasta aquí estaremos todos mas o menos de acuerdo y no entraña mucha dificultad desarrollar lo expuesto hasta ahora, pero vamos a ir un poco más allá.

¿Y si creamos un sistema de organizar los recursos humanos donde las personas que de verdad están generando ingresos a la empresa se sientan valorados, aunque ocupen el último escalafón?, ¿Por qué cuando se hacen organigramas se dedica el mismo espacio, sino más, a la parte soporte, staff o accesoria, que a la parte productiva?, ¿la empresa vive del staff o de la parte productiva?, ¿acaso no puede la empresa externalizar casi por completo la parte staff?. La respuesta a todas estas preguntas es el sistema que os proponemos.

En primer lugar comenzamos por el Organigrama o esquema de organización de la empresa. Nos gusta partir de la idea que si una empresa tiene 100 trabajadores y 80 están dedicados a la parte completamente productiva, el organigrama de esta empresa representado en un papel debe tener esa misma proporción. Es decir, cuatro quintas partes del organigrama estarán ocupados por la parte productiva y el otro quinto por el staff. Veámoslo en un ejemplo:

Como se puede ver en este organigrama de ejemplo, el 80% del tamaño corresponde a la parte productiva y el 20% es staff. La parte productiva la podemos dividir en tres partes:

  1. Equipo Directivo (los puestos de dirección): En esta zona están los Directores de las empresa, Delegados de Zona, Máximos Responsables de Líneas de Negocio, etc.
  2. Equipo de Control (los puestos de control): En esta zona se sitúan los niveles superiores e intermedios que no son directivos, por ejemplo: Directores Técnicos, Directores de Producción, Jefes de Obra, Jefes de Sección, Encargados, etc.
  3. Equipo de Producción (los puestos de Ejecución / Producción / Operación): En esta zona están los oficiales primera, oficiales segunda, ayudantes, especialistas, etc, organizados por categoría y/o por actividad.

La parte Staff se puede dividir en dos partes: el staff interno y el externo, según los procesos que tengamos dentro o fuera de la empresa. Esta parte del Staff en principio no es necesaria dividirla en Director, Jefe, Oficial y Auxiliar, simplemente en el Proceso y / o Actividad realizada.

Una vez definida la organización, a cada uno de los puestos de trabajo que hayamos definido en este organigrama, le corresponde una descripción de las funciones y requisitos. Esto se puede hacer mediante una Ficha de Puesto de Trabajo, o como creáis más conveniente llamarlo. Lo que si es importante es que haya una por cada puesto que aparezca en el organigrama.

¿Y cual es el contenido de esa Ficha de Puesto de Trabajo?. Pues hay muchas formas de hacerlo, pero os proponemos una que os servirá para sistemas integrados de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo (y seguramente alguno más), cuyo contenido sería:

  1. Datos del Puesto: Con Denominación del puesto, Proceso al que está asociado, Categoría o Equipo al que pertenece (Directivo, Control, Producción) y de quien depende.
  2. Competencias del Puesto de Trabajo: Dividido en dos grupos:
    1. Formación Requerida: Titulación oficial, otros títulos oficiales, otros títulos indicando número de horas, formación general en la empresa y formación específica en la empresa.
    2. Experiencia: Dividida a su vez en: dentro de la empresa y previa a la empresa. Se debe indicar si son necesarias las dos o solo una.
  3. Funciones y responsabilidades: Aquí pondría un apartado específico que explicara la misión de ese puesto de trabajo o como ese puesto influye en el resto del proceso productivo. Además hay que enumerar las funciones y responsabilidades.
  4. Ficha Ambiental: Donde incluimos que actividades realiza ese puesto que puedan perjudicar al medio ambiente y que medidas debe tomar para no generar ese perjuicio.
  5. Ficha de Prevención: En la cual indicamos:
    1. los riesgos a los que está sometido este puesto de trabajo,
    2. las medidas preventivas a adoptar,
    3. los riesgos específicos: si emplea algún tipo de maquinaria particular o realiza algún trabajo de especial riesgo, os aconsejamos desarrollarlo a parte. Por ejemplo: manipulación de cargas, elevación, uso de góndolas, conducción, uso de herramientas eléctricas, manuales o neumáticas, soldaduras, etc.
    4. Equipos de Protección Individual por actividad normal y por riesgos específicos.
  6. Habilidades del Puesto de Trabajo: Dividido en Nivel de autonomía y responsabilidad, Capacidad de relación personal y Otras habilidades.

Una vez definidas las Fichas de Puesto de Trabajo, creamos la Ficha de Personal o un registro donde se indiquen los datos de cada uno de los trabajadores de la empresa que incluya los apartados expuestos anteriormente. Cuando estén listas todas las Fichas de Personal, habremos finalizado la Organización de los Recursos Humanos.

Como consejo para las Fichas de Personal es dejar un cuadro para registrar en el los diferentes cursos que realice dentro de la empresa, indicando nombre, tutor, fecha y evaluación de la eficacia del curso.

Lo último sería comparar las Fichas de Personal con las Fichas de Puesto de Trabajo, y de ahí saldrían las necesidades de formación del personal, pero esto ya es adelantar el contenido del próximo artículo. Así que, espero que os haya dado nuevas y útiles ideas para vuestro sistema de gestión. Recibid un cordial saludo.

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