Guía para Mapa de Procesos

Buenos días:

Hoy explicaremos uno de los apartados de los Sistemas de Gestión normalizados que más dudas generan tanto a la hora de iniciar la documentación del sistema como en los cursos y en las auditorias posteriores, como es el Mapa de Procesos.

Como en el anterior artículo, este no es más que una guía de una propuesta de organización. No son los requisitos de las normas, sólo está basada en estos requisitos.

Lo primero es indicar que no hay ninguna norma que defina los requisitos a cumplir por un Mapa de Procesos. En este sentido tenemos bastante libertad de hacer la estructura como mejor nos convenga. Como ya comentamos a uno de nuestro seguidores, los Mapas de Procesos se pueden realizar bajo sistemas seis sigma, asociados al cuadro de mando integral, asociados a flujogramas, mezclando procesos y estrategias, etc.

Como planteamiento de Mapa de Procesos, os proponemos dividir los procesos en tres tipos:

  1. Procesos Estratégicos: Estos procesos serían los relacionados con la Dirección de la empresa y la mejora continua. Se pueden dividir en subprocesos:
    • Política, los Programas, los Objetivos e Indicadores del Sistema de Gestión,
    • Análisis de los datos del Sistema
    • Análisis de la satisfacción del cliente y / o relaciones con los clinetes
    • No Conformidades, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y otras Acciones de Mejora
    • Auditorías Internas
    • Revisión del Sistema por la Dirección: para proponer acciones de mejora con el fin de aumentar la eficacia del Sistema de Gestión.
  1. Procesos Productivos: En estos procesos se colocarían todos aquellos procesos de los que vive la empresa, divididos en tantos procesos o subprocesos como sean necesarios para garantizar que se realizan de forma controlada. Estos procesos se desarrollan en colaboración con el personal de producción y, si puede ser, sería conveniente que redactaran algunos de los documentos más técnicos o específicos.
  2. Procesos Soporte: Estos son los procesos que ayudan a la empresa a funcionar, pero que no son de los que vive la empresa. Dependiendo de la estructura organizativa, se pueden dividir en tres procesos:
    • Gestión de los Recursos Humanos: Este proceso lo podemos dividir en subprocesos como la:
      • Gestión de la Formación
      • Vigilancia de la Salud
      • Comunicación Interna y Externa.
    • Gestión de los Recursos Técnicos: Este también se puede dividir en subprocesos que incluyan:
      • Gestión de los Equipos de Producción o maquinaria, de los Equipos de Medida, de los Equipos de Protección
      • Control de los Consumos de Materias Primas y otros Materiales
      • Gestión de la Contaminación y los Residuos.

Si la Gestión de Compras no se considera un proceso o subproceso productivo, se puede incorporar en este apartado de la gestión de recursos técnicos.

    • Requisitos del Sistema: Este Proceso no es más que una especie de cajón desastre donde incluir todo aquello que no sabemos muy bien donde poner. Habrá empresas en las que no haga falta y otras en la que estará llena de subprocesos que no entran en ningún otro sitio. Lo subprocesos que se suelen colocar en este apartado son:
      • la Identificación y Evaluación de los Requisitos que suscribe la empresa
      • la Identificación y Evaluación de los Aspectos Ambientales
      • la Identificación de los Peligros y Evaluación de los Riesgos
      • la Identificación de las Situaciones de Emergencia
      • el Control de los Documentos y de Registros.

Estos tres procesos soporte se pueden agrupar en uno sólo cuando la estructura de la empresa es muy sencilla y sólo se desarrolla su sistema sobre una norma de sistemas de gestión.

Como una imagen vale más que mil palabras, os dejamos un esquema de un Mapa de Procesos sencillo:

Este es un esquema sencillo, pero que ya os permite una primera aproximación y organización de los procesos de la empresa. Después, cada uno de los procesos tendrá su propio mapa de procesos interno con los subprocesos que le apliquen. Os dejamos este esquema de los subprocesos asociados a un proceso soporte:

Para los subprocesos, sí que es interesante el uso de flujogramas. Os dejamos este flujograma asociado a la gestión de los residuos:

Como ejemplo de flujograma de un subproceso productivo, os dejamos también este sobre diseño de instalaciones muy sencillo, pero a la vez muy gráfico:

Esperamos que os haya sido útil. Recibid un cordial saludo.

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